Платформа OJS в первую очередь предназначена для приема статей в журнал с полным циклом издательской деятельности. То есть идеальная концепция такой системы подразумевает отправку автором статьи через сайт, после чего эта статья проходит через редакторов, рецензентов и только после этого она попадает в выпуск в чистовом варианте. Но если вы хотите загрузить предыдущие архивные статьи и выпуски, которые уже не нужно редактировать и рецензировать, то можно игнорировать все процессы предусмотренные системой.

Далее пример добавления нового выпуска и статей в OJS 3 и OJS 2.

Для примера возьмем 7 выпуск 2018 года журнала ЭКО, все исходные данные выпусков находятся в elibrary. Прежде чем добавлять статьи нам обязательно нужно создать выпуск, в который в дальнейшем мы будем добавлять статьи.

Как создать новый выпуск журнала в OJS 3.x

1. Войдите на сайт под пользователем позволяющим работу с материалами (редактор, администратор или управляющий).
2. Перейдите в раздел Выпуски — Будущие выпуски.
3. Нажмите «Создать выпуск». Во всплывающем окне необходимо заполнить все данные журнала (том, номер, год, изображение обложки, описание на русском и английском языках).
4. Если у каждого выпуска нет индивидуального названия, то галочку с пункта «Название» рекомендуем снять.
5. Нажмите «Сохранить» и наш выпуск добавится в раздел «Будущие выпуски».

В будущем здесь же, нажатием на название выпуска вы сможете увидеть содержание (все назначенные статьи этому выпуску), редактировать данные выпуска, прикреплять гранки выпуска (PDF всего выпуска) и редактировать DOI выпуска.

Как добавить новую статью в выпуск (OJS 3.x)

Теперь когда выпуск создан можем приступить к добавлению в него статей. Существует два способа добавления статей.

1. Полный процесс добавления статьи

Первый это полный процесс добавления, то как видит обычный автор. Для этого нужно зайти в раздел Отправленные материалы и нажать кнопку Новый материал. Затем заполнить все поля.

2. Быстрое добавление статьи в OJS 3

Второй это быстрый способ добавления с пропуском некоторых шагов. Далее будет показан пример добавления быстрым способом.

Как установить плагин быстрой загрузки в OJS 3

Зайдите в Настройки — Вебсайт — вкладка Модули — Галерея модулей. Найдите в списке модуль QuickSubmit и установите его.

После этого перейдите в Инструменты — Импорт/Экспорт и откройте Модуль «Быстрая отправка».

/index.php/journal_name/management/importexport/plugin/QuickSubmitPlugin

1. Если у статьи есть обложка, то загрузите ее.
2. Выберите основной язык статьи.
3. Далее выберите раздел журнала, в который добавляете статью. Для этого нажмите на выпадающий список и найдите необходимый раздел. Если вам необходимо отредактировать название какого-либо раздела или создать новый раздел, то перейдите в Настройки — Журнал -вкладка Разделы журнала и выполните необходимые действия.
4. Заполните все необходимые поля статьи (префикс, заголовок, аннотация, ключевые слова, библиографические ссылки).
5. Заполните список авторов. Если авторов несколько, то после каждого заполненного автора нажимайте «Добавить поддерживающего».
6. В раздел Гранки прикрепите итоговый файл PDF статьи.
7. Затем выберите выпуск, в который будет добавлена статья. Выбираем, созданный в предыдущем разделе выпуск. А также статус статьи «Опубликована» или «Отмена публикации».
8. Заполните страницы и дату выпуска статьи.
9. Остальные поля заполняйте по желанию. После окончания заполнения данных нажмите «Сохранить».

Как опубликовать выпуск

Если нажать на маленькую стрелочку вниз появится возможность опубликовать выпуск (здесь же можно удалить выпуск и выполнить предварительный просмотр). Перед публикацией вам будет предложено оповестить о новом выпуске всех подписчиков по электронной почте. А также будет возможность отменить присвоение DOI для выпуска.

Как создать новый выпуск журнала в OJS 2.x

1. Зайдите на сайт под пользователем с правами «Редактор» /index.php/journalname/user.
2. Нажимаем «Создать выпуск». На странице «Создать выпуск» необходимо заполнить все данные журнала.
3. Раздел «Идентификация». Если в настройках сайта у вас правильно заданы параметры «Начало издания и периодичность» (index.php/journalname/manager/setup/4), то Том, Номер и Год подставятся автоматически. Либо вы можете сами вручную задать данные нового выпуска. Если у каждого выпуска нет индивидуального названия, то галочку с пункта «Название» рекомендуем снять.
4. Раздел «Доступ». В этом разделе задаете тип доступа к новому выпуску и дату открытия в случае доступа по подписке. Если хотите продавать доступ к журналу, то выберите статус «Подписка» и при необходимости укажите дату, когда этот выпуск можно будет просматривать бесплатно.
5. Раздел «Обложка». Здесь отмечаем пункт «Создать обложку для этого выпуска со следующими элементами» и загружаем изображение обложки с вашего компьютера. Остальные пункты пропускаем.
6. Нажимаем «Сохранить» и наш выпуск добавится в раздел «Будущие выпуски». В будущем здесь же, нажатием на название выпуска вы сможете увидеть назначенные статьи, редактировать данные выпуска, прикреплять гранки выпуска и выполнять предварительный просмотр выпуска.

Добавление новой статьи в выпуск (OJS 2.x)

Теперь когда выпуск создан можем приступить к добавлению в него статей. Существует два способа добавления статей. Первый это полный процесс добавления, то как видит обычный автор (Зайти на сайт под пользователем с правами «Автор» и  нажать «Новая статья»). Второй это быстрый способ добавления с пропуском некоторых шагов. Далее будет показан пример добавления вторым быстрым способом.

1. Зайти на сайт под пользователем с правами «Автор» и откройте плагин «Быстрая отправка» (/index.php/journalname/manager/importexport/plugin/QuickSubmitPlugin). Выберите язык статьи. Для начала добавим статью на русском языке
2. Затем выберите выпуск, в который будет добавлена статья. Выбираем созданный выпуск из «Будущие выпуски». Дату выпуска статьи и номера страниц.
3. Далее в разделе «Данные для отправки» выбрать «Раздел журнала» в который добавляем статью, для этого нажмите на выпадающий список и найдите необходимый раздел. Если вам необходимо отредактировать название какого-либо раздела или создать новый раздел, то перейдите по ссылке /index.php/journalname/manager/sections на страницу «Разделы журнала» и выполните необходимые действия.
   
4. Отправляемый файл статьи. Сюда прикрепляем итоговый файл PDF статьи.
5. Авторы. Заполняем данные всех авторов. Если авторов несколько, то после каждого заполненного автора нажимайте «Добавить автора».
6. Название и аннотация. Заполняем название статьи и аннотацию к ней.
7. Индексация. В этот раздел добавьте ключевые слова статьи разделенные точкой с запятой.
8. Литература. Сюда необходимо добавить список литературы, использованный в статье. Важно! Список литературы необходимо добавлять с HTML-разметкой. Пример: <p>Первый источник</p><p>Второй источник</p>. Пример 2 с автоматической нумерацией: <ol><li>Первый источник</li><li>Второй источник</li></ol>
9. Остальные поля заполняйте по желанию. После окончания заполнения данных нажмите «Сохранить и продолжить» или «Сохранить и создать другой».

Добавление англоязычной версии статьи

1. Вернитесь на страницу пользователя /index.php/journalname/user. Здесь вы увидите в поле Автор 1 статью со статусом «В работе»  это статья, которую мы только что добавили. Нажмите на нее.
2. Статьи в работе. Здесь нажмите на название добавленной статьи.
3. Пролистайте страницу вниз до раздела «Метаданные материала» и нажмите «Редактировать метаданные»
4. Теперь для добавления англоязычных данных статьи, нажатием на выпадающий список поля «Язык формы» выберите английский язык и нажмите «Отправить».
5. Заполните все данные теперь уже на английском языке и нажмите «Сохранить метаданные».

Публикация выпуска

После того как вы добавили все статьи в новый выпуск, вам нужно его опубликовать.

1. Зайдите на сайт под пользователем с правами «Редактор».
2. Нажмите на слово «Редактор»
3. В нижней части страницы в разделе «Выпуски» выберите пункт «Будущие выпуски».
4. Нажмите на название выпуска, который хотите опубликовать.
5. Проверьте еще раз содержание и данные выпуска, наличие всех статей, установите нужный порядок статей, ознакомьтесь с предварительным видом выпуска и если все в порядке нажмите «Опубликовать выпуск».
6. Если передумали публиковать выпуск или хотите временно его снять с публикации, то на этой же странице можно нажать «Отменить публикацию выпуска».
7. Теперь зайдем в раздел «Архив» /index.php/journalname/issue/archive и убедимся что выпуск опубликован вместе со всеми статьями.

Примечание. По умолчанию новый выпуск добавляется в самое начало списка опубликованных выпусков.

Управление порядком отображения выпусков журнала в OJS

Если вы хотите чтобы выпуски ваших журналов отображались в порядке возрастания номеров, то после каждого добавления выпуска вам нужно сортировать порядок отображения выпусков.

1. Зайдите на главную страницу редактора/index.php/journalname/editor  и в разделе «Выпуски» нажмите на страницу «Старые выпуски».
2. Здесь методом «перетаскивания» элементов вниз/вверх вы можете задавать любую последовательность отображения выпусков.